Fake-Lieferanten erkennen: 8 Warnsignale bei neuen Geschäftspartnern

Lieferantenbetrug gehört zu den unterschätzten Risiken im B2B-Umfeld. Unternehmen, die neue Geschäftspartner ohne systematische Prüfung onboarden, setzen sich erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken aus. Um Fake Lieferanten erkennen und Warnsignale frühzeitig identifizieren zu können, brauchen Einkaufsabteilungen und Compliance-Manager klare Checklisten und strukturierte Prozesse. Dieser Artikel zeigt Ihnen acht konkrete Warnsignale, an denen Sie betrügerische Anbieter erkennen – bevor ein Schaden entsteht.

Warum Lieferantenbetrug im B2B zunimmt

Die Digitalisierung des Einkaufs hat den Prozess der Lieferantenanbahnung beschleunigt – leider auch für Betrüger. Gefälschte Handelsregisterauszüge lassen sich in wenigen Minuten erstellen, Websites wirken täuschend professionell, und Kommunikation läuft meist ausschließlich per E-Mail ab. Hinzu kommt: Gerade in Phasen mit Lieferengpässen oder hohem Beschaffungsdruck sind Teams weniger sorgfältig.

Die Folgen eines erfolgreichen Lieferantenbetrugs sind gravierend: Unternehmen zahlen Vorausleistungen für Waren, die nie geliefert werden, oder führen Umsatzsteuer ab, die sie nicht zurückerhalten – weil der vermeintliche Partner gar keine gültige Steuernummer besitzt. Laut Schätzungen des Bundeskriminalamts entsteht deutschen Unternehmen durch Bestellerbetrug und verwandte Delikte jährlich ein Schaden im dreistelligen Millionenbereich.

Fake Lieferanten erkennen: Die 8 wichtigsten Warnsignale

1. Keine verifizierbare Unternehmensadresse

Seriöse Lieferanten verfügen über eine nachprüfbare Geschäftsadresse – keine Postbox, kein virtuelles Büro in einem Co-Working-Space ohne jeden Bezug zur angeblichen Branche. Recherchieren Sie die Adresse auf Google Maps und prüfen Sie, ob dort tatsächlich ein Unternehmen der beschriebenen Größe operieren kann.

2. Ungültige oder nicht zuordenbare USt-IdNr.

Eine der zuverlässigsten Prüfmethoden im europäischen B2B-Handel ist die Validierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Stimmt die angegebene USt-IdNr. nicht mit dem Unternehmensnamen oder der Adresse überein, ist das ein klares Warnsignal. Nutzen Sie dazu das offizielle EU-VIES-System oder spezialisierte Dienste wie VAT Verifizierung, um die Daten automatisiert und dokumentiert abzugleichen.

3. Druck auf schnelle Vertragsabschlüsse

Betrüger arbeiten häufig mit künstlicher Dringlichkeit: limitierte Lagerbestände, ablaufende Sonderkonditionen, Fristen innerhalb von 24 Stunden. Dieses Druckmuster soll verhindern, dass Sie eine ordentliche Due Diligence durchführen. Seriöse Lieferanten geben Ihnen Zeit für eine sorgfältige Prüfung.

4. Ausschließliche Kommunikation über Webmail-Adressen

Wenn ein angeblich etabliertes Unternehmen nur über Gmail, Hotmail oder ähnliche kostenlose Mailanbieter kommuniziert, ist Vorsicht geboten. Professionelle Unternehmen nutzen eigene Domains. Prüfen Sie zusätzlich, ob die Domain kürzlich registriert wurde – viele Betrugsdomains sind jünger als sechs Monate.

5. Fehlende oder nicht prüfbare Handelsregistereintragungen

Im deutschen Handelsregister (abrufbar über handelsregister.de) lassen sich GmbHs, AGs und weitere Kapitalgesellschaften kostenfrei recherchieren. Fehlt ein Unternehmen dort vollständig oder weichen Name, Adresse und Gesellschafter von den Angaben des potenziellen Partners ab, sollten keine weiteren Schritte ohne Klärung erfolgen.

6. Ungeklärte Zahlungsbedingungen oder ungewöhnliche Kontoverbindungen

Vorkasse als einzig akzeptiertes Zahlungsmittel kombiniert mit einer Bankverbindung in einem Land, das nichts mit dem Firmensitz zu tun hat, ist ein klassisches Muster. Achten Sie auch auf kurzfristige Änderungen von Bankverbindungen kurz vor Zahlung – ein verbreiteter Betrugsansatz, bekannt als „Business E-Mail Compromise".

7. Keine nachprüfbaren Referenzen oder Zertifizierungen

Professionelle Lieferanten können auf Anfrage Referenzkunden, Zertifizierungen (z. B. ISO 9001) oder Branchenmitgliedschaften vorweisen. Betrüger weichen diesen Fragen aus oder liefern Dokumente, die sich bei näherer Prüfung als gefälscht herausstellen. Kontaktieren Sie angegebene Referenzkunden direkt – nicht über die vom Lieferanten bereitgestellten Kontaktdaten.

8. Preise weit unter Marktniveau

Das klassischste Warnsignal überhaupt: Angebote, die deutlich unter den marktüblichen Preisen liegen, ohne dass ein plausibler Grund erkennbar ist. Besonders in Engpasszeiten tauchen solche Angebote gehäuft auf. Der vermeintliche Schnäppchenpreis ist oft der erste Schritt in eine Betrugsmasche.

Due Diligence als Standardprozess etablieren

Die genannten Warnsignale lassen sich nur dann systematisch prüfen, wenn im Unternehmen ein strukturierter Onboarding-Prozess für neue Lieferanten existiert. Eine solche Lieferanten-Due-Diligence sollte mindestens folgende Elemente umfassen:

• Identitätsprüfung: Handelsregistereintrag, Impressum, Unternehmensgeschichte
• Steuerliche Verifikation: Validierung der USt-IdNr. über offizielle Systeme
• Bonitätsprüfung: Abfrage bei Auskunfteien wie Creditreform oder SCHUFA-Firmenkunden
• Sanktionslisten-Screening: Abgleich mit EU-, UN- und OFAC-Listen
• Referenzprüfung: Direkte Kontaktaufnahme zu mindestens zwei bestehenden Kunden
• Dokumentationsarchivierung: Alle Prüfschritte revisionssicher ablegen

Für international tätige Unternehmen empfiehlt sich zusätzlich ein KYC-Prozess (Know Your Customer/Partner), der auch wirtschaftlich Berechtigte identifiziert und transparent macht, wem ein Unternehmen tatsächlich gehört. Dies ist nicht nur eine Frage der internen Sicherheit, sondern in vielen Branchen auch eine regulatorische Anforderung.

Technologie und B2B-Sicherheit: Was automatisiert werden kann

Viele Prüfschritte lassen sich durch digitale Tools erheblich beschleunigen. Die Validierung von Umsatzsteuer-IDs beispielsweise kann vollständig automatisiert in bestehende ERP-Systeme oder Einkaufsplattformen integriert werden. Dienste wie VAT Verifizierung bieten API-Schnittstellen, über die eine Prüfung im Hintergrund erfolgt – ohne manuelle Eingriffe und mit lückenloser Dokumentation für Betriebsprüfungen.

Darüber hinaus ermöglichen moderne Compliance-Plattformen das automatisierte Screening neuer Lieferanten gegen Sanktionslisten und Datenbanken für politisch exponierte Personen (PEP). Der